Prawdopodobnie każdy przyzna, że pierwsze dni w nowej pracy potrafią być dużym wyzwaniem. To moment, w którym mieszają się ze sobą różne skrajne emocje – z jednej strony występuje ciekawość, duma, motywacja, żądza wiedzy oraz poczucie ekscytacji, natomiast z drugiej strony człowiekowi towarzyszy stres, niepewność, podenerwowanie, czy lęk przed tym, co nieznane. Podczas konfrontacji z obcym otoczeniem i nieznanymi ludźmi, istotne znaczenie ma to, aby nowy członek zespołu mógł liczyć na pomoc przełożonego oraz współpracowników.
Warto zadbać, aby proces adaptacji pracownika, będący jednym z kluczowych elementów zarządzania zasobami ludzkimi, został starannie zaplanowany i profesjonalnie zorganizowany. Wsparcie nowego pracownika na początkowym etapie współpracy generuje korzyści nie tylko w jego indywidualnym odczuciu, ale i w kontekście funkcjonowania całej organizacji, ponieważ przyspiesza asymilację, pozytywnie wpływa na jego zaangażowanie, długoterminową wydajność i przywiązanie do aktualnego miejsca zatrudnienia.
Adaptacja pracownika – czym jest? Definicja pojęcia
Adaptacja społeczno-zawodowa, często określana jako onboarding pracownika, stanowi ostatnią fazę procesu rekrutacyjnego, następującą po podjęciu ostatecznej decyzji odnośnie wyboru konkretnego kandydata. Najogólniej rzecz ujmując, to zapoznanie nowo zatrudnionej osoby z regułami, których należy przestrzegać w miejscu pracy oraz zapewnienie jej zasobów niezbędnych do efektywnego wykonywania obowiązków. Z ramienia firmy najczęściej zajmuje się tym dział HR, choć trzeba mieć świadomość, że adaptacja pracownika jest procesem dwustronnym, w którym aktywną rolę ma do odegrania nie tylko organizacja i jej przedstawiciele, ale też sam pracownik. Programy adaptacyjne funkcjonujące zarówno w mniejszych, jak i większych firmach, mają zwykle sformalizowany charakter.
Cele adaptacji pracowników
- Jako główne cele procesu adaptacji pracowników, czyli onboardingu, wskazuje się:
- powitanie oraz sprawne, prawidłowe i bezkonfliktowe włączenie nowej osoby w strukturę organizacji,
- przekazanie najważniejszych informacji dotyczących funkcjonowania przedsiębiorstwa, wyznawanych wartości, historii, misji, wizji i strategii firmy, a także jej planów na przyszłość oraz niepisanych zasad związanych z zachowaniem w pracy,
- oswojenie z nową rolą i umożliwienie bezstresowego rozpoczęcia pracy,
- zaznajomienie z obowiązującą kulturą organizacyjną i stosowanymi mechanizmami oraz metodami działania,
- przedstawienie oczekiwań, jakie wobec nowo zatrudnionego ma kadra zarządzająca,
- oprowadzenie po siedzibie firmy,
- wdrożenie w zakres obowiązków służbowych,
- ukształtowanie u zatrudnionej osoby właściwego podejścia do organizacji,
- integrację zespołu i budowanie relacji między współpracownikami.
Jakie są przykładowe narzędzia adaptacyjne?
W trakcie procesu adaptacyjnego specjaliści od human resources wykorzystują wobec nowo zatrudnionych różne narzędzia. Największą popularnością i skutecznością cieszą się rozwiązania takie jak: wyznaczanie mentora, przygotowywanie broszury informacyjnej, instrukcji stanowiskowej i przewodnika po miejscu pracy (na przykład w formie prezentacji), opracowywanie harmonogramu wdrożenia, czyli list z zadaniami do wykonania, ustalanie terminów spotkań z bezpośrednim przełożonym, coaching, mentoring, jak również organizacja instruktaży, warsztatów i szkoleń wewnętrznych oraz powitalnych wydarzeń integracyjnych (imprez lub wyjazdów).
Ile powinna trwać procedura adaptacji nowego pracownika?
Każdy pracownik jest inny, dlatego nie da się jednoznacznie wskazać czasu trwania procesu adaptacyjnego. Zwykle trwa on od kilku dni lub tygodni aż do kilku miesięcy, choć oczywiście można go wydłużyć, jeśli zajdzie taka potrzeba. Powszechnym rozwiązaniem jest utożsamianie go z okresem próbnym. Wiele zależy tutaj od zaistniałych okoliczności, charakteru danego stanowiska, rodzaju i stopnia skomplikowania obowiązków, dotychczasowego doświadczenia pracownika, wielkości przedsiębiorstwa, branży, czy standardów panujących w firmie. Jedno jest pewne – pośpiech to zły doradca. Lepiej podejść do tego na spokojnie, aby nie pominąć niczego istotnego i dostosować tempo działań adaptacyjnych do konkretnej sytuacji oraz oczekiwań pracownika, względem którego są one realizowane.
Dlaczego każdy nowy pracownik potrzebuje procesu adaptacji?
Umiejętnie przeprowadzona, starannie zaplanowana, stopniowo wprowadzana adaptacja społeczno-zawodowa pracownika, odbywająca się na początkowym etapie zatrudnienia jest niezbędna, ponieważ niesie za sobą wiele korzyści, z których warto czerpać w praktyce.
Prawidłowo zarządzany proces adaptacji to długoterminowa inwestycja w kadrę pracowniczą, a za jego główne atuty uznaje się:
- zminimalizowanie stresu spowodowanego podjęciem nowego zatrudnienia,
- wzrost poczucia bezpieczeństwa – pracownik czuje się zaopiekowany, szybciej się aklimatyzuje,
- kształtowanie pozytywnych postaw pracowniczych i eliminowanie tych negatywnych,
- zapewnienie płynności w realizacji zadań,
- ograniczenie rotacji pracowników (zmniejszenie prawdopodobieństwa szybkiego odejścia z pracy),
- krótki czas osiągania samodzielności i pełnej efektywności przez nowo zatrudnionego,
- poprawa nastawienia do pracy – wzrost motywacji, zaangażowania i produktywności,
- ukształtowanie pozytywnej atmosfery w miejscu pracy,
- zrobienie na nowym pracowniku dobrego wrażenia już od pierwszych chwil.
Skutki braku właściwego procesu adaptacji pracowników
Złe pierwsze wrażenie trudno zatuszować – wskazana zasada sprawdza się zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Jeśli chodzi o zaniedbania w obszarze procesu adaptacji pracowników, to mogą one mieć daleko idące konsekwencje, nie można więc bagatelizować tego obowiązku, tylko trzeba poważnie do niego podejść. Brak odpowiedniego zaopiekowania się pracownikiem w początkowej fazie współpracy odbija się na dalszej pracy na danym stanowisku. Niewłaściwie zorganizowane albo wręcz całkowicie pominięte wprowadzenie nowego pracownika do organizacji negatywnie wpływa na wizerunek pracodawcy. Przyczynia się do niskiej efektywności, występowania problemów z motywacją i mobilizowaniem się do działania oraz częstszym popełnianiem błędów przez nowo zatrudnionych, co niejednokrotnie naraża przedsiębiorstwo na straty finansowe. Niekiedy dostrzegalna jest także rezygnacja z pracy po zaledwie kilku dniach i konieczność ponoszenia przez firmę dodatkowych kosztów związanych z kolejną rekrutacją.
Zastosowanie Carrotspot w procesie onboardingu
Wiele z funkcjonalności oferowanych przez platformę Carrotspot ma zastosowanie w procesie onboardingu, czyli wdrażaniu nowych pracowników do firmy.
- Kafeteria i benefity: Podczas onboardingu nowi pracownicy mogą zapoznać się z dostępnymi korzyściami i benefitami oferowanymi przez firmę. Może to obejmować ubezpieczenia zdrowotne, programy oszczędnościowe czy inne świadczenia. Ta funkcjonalność pomaga nowym pracownikom zrozumieć, jakie korzyści mają do dyspozycji.
- Świadczenia abonamentowe: Nowi pracownicy mogą samodzielnie wybierać i zarządzać swoimi korzyściami abonamentowymi. To może być związane z wyborem kafeterii lub innych form benefitów, które są dostępne dla pracowników.
- Oceny pracownicze: W ramach procesu onboardingu, system ocen pracowniczych może pomóc w monitorowaniu postępów i osiągnięć nowych pracowników. Wprowadzenie systemu ocen może również ułatwić komunikację między nowymi pracownikami a ich menedżerami.
- Cyfrowe wnioski: Wnioski i formularze online mogą być wykorzystane podczas onboardingu do składania wszelkich niezbędnych dokumentów i wniosków, co może przyspieszyć proces wdrożenia.
- Programy motywacyjne: Wprowadzenie programów motywacyjnych od samego początku procesu onboardingu może pomóc w budowaniu zaangażowania i motywacji u nowych pracowników.
- Budowanie kultury organizacyjnej: Wprowadzenie elementów budowania kultury organizacyjnej, takich jak feedback, komunikacja i uznawanie, już na etapie onboardingu może pomóc nowym pracownikom lepiej zintegrować się z firmą i zrozumieć jej wartości.
- Analityka i badania: Moduł analityki może dostarczyć cenne informacje na temat efektywności procesu onboardingu oraz dostosowywać go na podstawie zebranych danych.
- Ochrona sygnalistów: Nowa funkcja związana z ochroną sygnalistów może przyczynić się do budowy otwartej kultury komunikacji już na początkowym etapie wdrażania.
Funkcjonalności Carrotspot mają olbrzymi potencjał wspierania różnych aspektów procesu onboardingu, począwszy od dostarczenia informacji o korzyściach i benefitach, przez umożliwienie samodzielnego zarządzania korzyściami przez pracowników, aż po budowanie pozytywnej kultury organizacyjnej i efektywnego monitorowania postępów pracowników na etapie wdrażania.
Monitorowanie adaptacji pracownika – dlaczego jest tak ważne? Podsumowanie
Procesowi adaptacji pracownika ma towarzyszyć atmosfera życzliwości i otwartości, chęć rozwiewania wątpliwości i udzielania odpowiedzi na pojawiające się pytania, ponadto liczy się cierpliwość, wyrozumiałość i empatia. Taki klimat sprawia, że nowo zatrudniony ma przestrzeń sprzyjającą poznawaniu środowiska, w którym odtąd będzie kształtował swoją karierę, rozwijał się i odnosił zawodowe sukcesy.
Choć istotną rolę odgrywa bieżący monitoring pracy i systematyczne udzielanie feedbacku, należy również mieć świadomość, że po upływie wymaganego czasu przychodzi moment, w którym konieczne jest wyraźne zakończenie okresu adaptacji nowej osoby. O ile w trakcie tego procesu trzeba badać poziom satysfakcji (za pomocą ankiet), czy tempo przyswajania informacji (poprzez testy wiedzy), o tyle na koniec wskazane jest przeprowadzenie rozmowy podsumowującej, podczas której pracownik dzieli się swoimi wnioskami i przemyśleniami. Dzięki temu możliwe jest zidentyfikowanie problemów, z jakimi nadal boryka się nowicjusz oraz wspólne wypracowanie rozwiązań pozwalających zlikwidować te kłopoty.
Pamiętaj więc, że jeśli zadbasz o nowego pracownika w początkowej fazie jego współpracy z Twoją firmą i przeprowadzisz profesjonalny proces adaptacyjny, najprawdopodobniej w przyszłości odwdzięczy się on efektywną pracą (osiągając imponujące wyniki) oraz lojalnością (stając się wręcz ambasadorem marki, promującym ją na zewnątrz).