Jakie dodatkowe postanowienia warto wprowadzić do regulaminu pracy zdalnej?
W regulaminie pracy zdalnej nie musi być żadnych regulacji w zakresie czasu pracy, gdyż co do zasady nie różni się on od ogólnych zasad obowiązujących przy pracy stacjonarnej, ale warto te zagadnienia jednak uszczegółowić. Ponadto warto opisać zasady składania wniosków o pracę zdalną okazjonalną, czy też dotyczących innych absencji.
Czy opisywać pracę zdalną okazjonalną?
Zgodnie z uzasadnieniem projektu z pracy zdalnej okazjonalnej może skorzystać także pracownik, który wykonuje pracę zdalną częściową, a więc w regulaminie pracy zdalnej można dodać odpowiedni przepis ustalający zasady postępowania w tym zakresie. Przepisy pozwalają, aby wniosek o pracę zdalną okazjonalną był składany w postaci papierowej lub elektronicznej, a więc również jest to potencjalne zagadnienie to uregulowania.
Czy regulować kwestie dotyczące czasu pracy?
Co do zasady w regulaminie pracy zdalnej powinien być ujęty tylko przepis określający sposób potwierdzania obecności w pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną, a w pozostałym zakresie stosuje się zasady dotyczące czasu pracy wynikające z regulaminu pracy. Warto jednak o tym przypomnieć pracownikom, aby mieli świadomość, że nie mogą wykonywać pracy popołudniami czy w nocy, tylko zgodnie z obowiązującym ich rozkładem czasu pracy. Jeśli więc w biurze pracują w stałym rozkładzie, w godzinach 8.00 – 16.00 to i zdalnie powinni pracować w takich godzinach. W sytuacji gdy mają ruchomy czas pracy i mogą zaczynać pracę w przedziale np. 7.00 – 10.00, to te zasady dotyczą również pracy zdalnej.
W regulaminie warto również podkreślić, że w trakcie pracy zdalnej przysługują przerwy w pracy wynikające jedynie z Kodeksu pracy i regulaminu pracy i pracownik nie ma prawa robienia dłuższych przerw w pracy.
Czy można wpisać przerwę na lunch tylko w dniach pracy zdalnej?
Część pracodawców rozważa wprowadzenie przerw na lunch niewliczanych do czasu pracy, które wynikają z art. 141 Kodeksu pracy w dniach pracy zdalnej, aby umożliwić pracownikom odebranie dzieci ze szkoły, przedszkola, czy przygotowanie obiadu. Niestety w takim przypadku trzeba będzie zmienić regulaminy pracy, gdyż przerwy te muszą wynikać z regulaminów pracy, w których jest zawarta całościowa regulacja dotycząca rozkładu czasu pracy. Wdrażając pracę zdalną nie można wpisać takiej przerwy w nowych porozumieniach/regulaminach pracy zdalnej.
Czy odnosić się do możliwości elektronicznego składania wniosków przez pracowników?
W przepisach dotyczących pracy zdalnej znajdzie się przepis, z którego będzie wynikało, że w przypadku wykonywania pracy zdalnej wnioski pracownika, dla których przepisy kodeksu lub innych ustaw lub aktów wykonawczych, określających prawa i obowiązki z zakresu prawa pracy, wymagają formy pisemnej, mogą być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej. Warto o tym poinformować pracowników w regulaminie, gdyż ułatwi to obieg dokumentów u pracodawcy i nie będzie wymagało przynoszenia do kadr papierowych wniosków.
Biorąc pod uwagę ponowny autozapis do PPK, który będzie się odbywał wiosną 2023 r., czyli w trackie wdrażania pracy zdalnej, warto w regulaminie zaznaczyć, że powyższy wyjątek nie dotyczy PPK i składane przez pracowników rezygnacje muszą mieć postać pisemną. PPK nie jest bowiem częścią prawa pracy, a prawa ubezpieczeń społecznych, czy jeszcze szerzej zabezpieczenia społecznego.
Jakie inne postanowienia warto zawrzeć w regulaminie pracy zdalnej?
Warto ponadto rozważyć dodanie do regulaminu obowiązków pracownika wykonującego pracę zdalną np. związanych ze stawianiem się w biurze na wezwania przełożonego, także w trakcie dnia pracy, jeśli pojawi się taka potrzeba, czy też związanych z rejestrowaniem faktu wykonywania pracy zdalnej w systemach teleinformatycznych wykorzystywanych u pracodawcy.