Od 26 kwietnia br. pojawia się nowa absencja związana z rodzicielstwem, która jest konsekwencją wdrożenia do Kodeksu pracy dyrektywy work-life balance. Instytucja ta to zwolnienie ze względu na siłę wyższą w pilnych sprawach rodzinnych, i została uregulowana w art. 1481 KP.
Kto może zawnioskować o zwolnienie z tytułu siły wyższej?
Każdy pracownik, gdyż nie jest to uprawnienie powiązane z opieką nad dziećmi, choć jest ono mocno zbliżone do zwolnienia na opiekę nad dzieckiem do lat 14, wynikającego z art. 188 KP. Jednak te dwie instytucje będą stosowane niezależnie od siebie. Przesłanką skorzystania z tego zwolnienia będzie konieczność pojawienia się pracownika w innym miejscu niż praca w związku z nagłym wypadkiem, czy zdarzeniem chorobowym członka rodziny.
Czy z uprawnienia tego mogą korzystać obydwoje z rodziców?
Tak, uprawnienie to nie dotyczy tylko dzieci, ale również wypadków, czy chorób innych członków rodziny i dlatego nie ujęto go w art. 1891 KP, który wskazuje na instytucje, w przypadku których uprawniony jest tylko jeden z rodziców. Tak więc w przypadku wypadku dziecka obydwoje rodzice mogą skorzystać z tego zwolnienia i udać się do szpitala czy na miejsce wypadku.
Czy trzeba złożyć papierowy lub elektroniczny wniosek?
Nie, jest to jedyny przypadek, gdy znowelizowane przepisy Kodeksu pracy nie wymagają złożenia wniosku ani w postaci papierowej, ani w postaci elektronicznej. Wystarczy więc ustne poinformowanie przełożonego, czy wykonanie telefonu w przypadku wykonywania pracy zdalnej lub pracy w terenie przez pracowników mobilnych. Takie rozwiązanie prawne podyktowane jest nadzwyczajnymi okolicznościami uzasadniającymi to zwolnienie od pracy. Po stawieniu się w pracy w kolejnym dniu można ewentualnie wymagać od pracownika, aby uzupełnił wniosek o taką absencję w pulpicie pracowniczym, ale może być ona także zarejestrowana przez przełożonego lub dział HR.
Planowane są zmiany do rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, na podstawie którego w dokumentacji czasu pracy ma zostać dodany wniosek o zwolnienie z tytułu siły wyższej, a więc gdy zostanie on złożony to trzeba go będzie przechowywać, ale nie w aktach osobowych pracownika, a w dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy w części dotyczącej czasu pracy, czyli razem z wnioskami o opiekę nad dzieckiem do lat 14.
Czy trzeba uzasadnić konieczność skorzystania z tego zwolnienia?
W przypadku tego przepisu, odmiennie niż przy urlopie opiekuńczym, nie trzeba wskazywać szczegółowo powodu korzystania ze zwolnienia, a więc wystarczy ustna informacja, że przykładowo żona miała wypadek samochodowy. Co ważne pracodawca nie może zobowiązać pracownika do późniejszego udokumentowania tego faktu, gdyż nie ma do tego podstaw prawnych, i działania takie stanowiłoby naruszenie zasady minimalizacji zbieranych danych osobowych, która wynika z przepisów RODO.
Do kiedy może być złożony wniosek o takie zwolnienie?
Wniosek może być złożony przed rozpoczęciem pracy w danym dniu, jeśli pracownik chciałby skorzystać ze zwolnienia w wymiarze całego dnia, ale może zostać także złożony w trakcie dnia pracy, jeśli zwolnienie będzie godzinowe. Chwila złożenia wniosku będzie w praktyce uzależniona jedynie od momentu, w którym pracownik dowiedział się o zaistnieniu zdarzenia uzasadniającego skorzystanie ze zwolnienia.
Czy pracodawca może odmówić udzielenia zwolnienia?
W tym zakresie w przepisie art. 1481 § 3 KP przyjęto wprost, że pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia od pracy ze względu na siłę wyższą na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia. Regulacja ta jest analogiczna jak w przypadku urlopu na żądanie, w przypadku którego w art. 1672 KP użyto takiego samego sformułowania – „pracodawca jest obowiązany udzielić”. Tak więc należy stwierdzić, że istnieje obowiązek udzielenia takiego zwolnienia w dowolnym momencie dnia roboczego, jeśli pracownik o nie zawnioskuje.